La planification, la gestion et l’approvisionnement des stocks sont très complexes chez Mac Valves. Cette complexité est liée à la gamme très étendue de pièces et de matériaux intermédiaires nécessaires à la production de vannes, ainsi qu’à la politique de développement de produits « sur-mesures » adoptée par l’entreprise. Mac Valves n’a pas opté pour le recours à un logisticien externe. Vu la croissance du chiffre d’affaires (+ 45 % en 2000 par rapport à 1999), elle a préféré renforcer le département logistique qui compte aujourd’hui trois personnes essentiellement attachées à cette fonction.

Cette nouvelle structure fut créée notamment pour solutionner les problèmes rencontrés dans l’acheminement des pièces détachées de vannes. Il était en effet fréquent que les pièces n’arrivent pas à temps, que la quantité acheminée ne soit plus adaptée, que les pièces livrées soient immédiatement utilisées pour la production, ... Tombant régulièrement en rupture de stocks, Mac Valves devait faire acheminer par des envois rapides prioritaires des pièces manquantes pour assurer ses commandes, ce qui était très onéreux par rapport aux acheminements par transport maritime ou aérien classiques.

Une reprise en main complète de la gestion des stocks a aidé l’entreprise à remédier à cette difficulté. Le recours, entre autres, à l’analyse des consommations antérieures de pièces détachées lui a permis de constituer un stock optimal. Une adaptation mensuelle des forecasts est en effet indispensable (le forecast est une consommation moyenne). La principale difficulté dans la fixation de ces stocks fut d’estimer les consommations pour des délais raisonnables, sans toutefois constituer des stocks de huit mois qui coûtent chers (en termes de gestion du stock, capital immobilisé, pièces dégradées, péremption des pièces vu l’évolution constante de la technologie des vannes, ...). Mac Valves s’est concentrée sur des stocks de deux à quatre mois, selon les pièces, assurant un délai suffisant pour acheminer les commandes par bateau, tout en conservant un roulement de pièces continu. Ce niveau de stock de deux à quatre mois a permis d’absorber partiellement les pics de consommation. Depuis, l’entreprise n’a recours au transport aérien qu’en cas de consommation plus élevée que celle estimée trois mois plus tôt, ou en cas d’erreurs de stock.

Cette reprise en main de la gestion des commandes n’a cependant pas solutionné tous les problèmes liés à la gestion des stocks. L’autre difficulté rencontrée par l’entreprise est le respect des délais de la part des fournisseurs eux-mêmes. Le responsable des stocks doit en effet sans cesse réclamer pour que ses commandes arrivent à temps. Or, si une pièce est manquante, la production ne peut se réaliser ! La politique de l’entreprise n’est pas de changer de fournisseur automatiquement si celui-ci a du retard. Mac Valves préfère adopter la voix de la conciliation, en essayant de comprendre avec eux quelles sont les raisons des retards et pallier à l’avenir à ces défaillances. D’après le responsable de la gestion de la logistique, c’est un travail « lourd » mais qui porte ses fruits !